القائمة المنسدلة في Excel: التحقق من صحة البيانات خطوة بخطوة
عندما يكتب عدة أشخاص في نفس الملف، ستجد «بغداد» و«بغدد» و«Baghdad» في نفس العمود — وتفشل كل المعادلات. القائمة المنسدلة تجعل المستخدم يختار بدل أن يكتب، والتحقق من صحة البيانات يمنع أي قيمة خاطئة قبل أن تدخل.
قائمة منسدلة بسيطة
- حدد الخلايا التي تريد فيها القائمة (مثلًا عمود «الفرع» كله).
- بيانات ← التحقق من صحة البيانات.
- في «السماح» اختر قائمة.
- في «المصدر» اكتب القيم مفصولة بفاصلة:
بغداد,البصرة,أربيل← موافق.
الآن يظهر سهم بجانب كل خلية، ولا يقبل Excel أي قيمة غير القيم الثلاث.
; بدل ,. إذا ظهرت كل القيم في سطر واحد داخل القائمة، غيّر الفاصل.القائمة من نطاق: الأفضل للقوائم الطويلة
اكتب القيم في عمود على ورقة منفصلة (مثلًا ورقة «قوائم» من A2 إلى A20)، ثم في المصدر اكتب =قوائم!$A$2:$A$20 أو حدده بالفأرة.
والأذكى: حوّل قائمة القيم إلى جدول (Ctrl+T) وسمِّ النطاق من مربع الاسم مثلًا الفروع، ثم المصدر =الفروع. أي فرع جديد تضيفه للجدول يظهر في القائمة تلقائيًا.
حدود للأرقام والتواريخ والنصوص
| تريد أن… | في «السماح» اختر | الإعداد |
|---|---|---|
| تقبل الكمية رقمًا صحيحًا موجبًا فقط | عدد صحيح | أكبر من 0 |
| تقبل الدرجة من 0 إلى 100 | عشري | بين 0 و 100 |
| تقبل تاريخًا في هذه السنة فقط | تاريخ | بين 1/1/2026 و 31/12/2026 |
| تحدد رقم الهاتف بـ 11 رقمًا | طول النص | يساوي 11 |
| تمنع تكرار رقم الموظف | مخصص | =COUNTIF($A:$A,A2)=1 |
رسائل تساعد المستخدم
- رسالة الإدخال (تبويب في نفس النافذة): تظهر عند الوقوف على الخلية، مثل «اختر الفرع من القائمة».
- تنبيه الخطأ: الرسالة التي تظهر عند إدخال قيمة ممنوعة. ونوعها مهم:
- إيقاف: يمنع القيمة تمامًا.
- تحذير: يسأل «هل تريد المتابعة؟».
- معلومات: ينبّه فقط ويقبل القيمة.
قائمة مرتبطة بقائمة أخرى
مثال: تختار المحافظة في A2، فتظهر في B2 مدنها فقط.
- في ورقة القوائم، اكتب لكل محافظة عمودًا بمدنها، وعنوان العمود اسم المحافظة.
- حدد كل عمود ومدنه وسمّه باسم المحافظة نفسه من الصيغ ← إنشاء من التحديد ← الصف العلوي.
- قائمة A2 عادية من أسماء المحافظات.
- في B2: التحقق ← قائمة ← المصدر =INDIRECT(A2).
اكتشف البيانات الخاطئة الموجودة سابقًا
التحقق يمنع الأخطاء الجديدة فقط. للبيانات القديمة: بيانات ← التحقق من صحة البيانات ← وضع دائرة حول البيانات غير الصالحة — يضع Excel دائرة حمراء حول كل قيمة مخالفة.
ولإزالة التحقق: حدد الخلايا ← التحقق من صحة البيانات ← مسح الكل.